8 組 AI 提示語，搞定你最不想寫的 email
有些 email 你就是不想動筆？複製這 8 組 AI 提示語，催款、婉拒、道歉、客訴、追進度通通搞定，一分鐘內按下寄出。
有一種 email，會在你的草稿匣裡躺上三天。你懂我說的是哪一種。那封欠了卻一直不敢面對的回信。寄給一個已讀不回的客戶，那句客客氣氣的「我的錢呢」。那個你不知道該怎麼說得委婉一點的「不行」。還有那封怎麼改都不對勁的道歉信，每一版讀起來不是太冷漠，就是太可憐。
大部分的 email 三十秒就能搞定，偏偏就是這寥寥幾封尷尬的，把你一整週都吃掉了。而這類東西，正好是好用的 AI 聊天機器人厲害得出奇的地方，因為它沒有自尊作祟、沒有那份糾結，也跟你要寫信的對象沒有任何過節。
下面是八組可以直接複製貼上的提示語，專門對付大家最想拖的那幾種 email。把你的真實狀況填進去，貼進任何一個 AI 對話框，大約一分鐘你就會拿到一份讀起來冷靜又有人味的草稿。接著你只要修一修、不必再煎熬，然後寄出。
快速總結
- 最難寫的 email 不是因為長，而是因為情緒包袱重。AI 之所以擅長，正是因為尷尬的人不是它。
- 下面每一組提示語都有 [方括號] 讓你填進真實細節。你愈老實，草稿就愈好用。
- 永遠記得設定你要的語氣（強硬、溫暖、簡短）和你想達到的結果，這封 email 才真的能辦到事。
- 讀一遍、改成你自己的口吻，再寄出。一分鐘寫好的草稿，勝過永遠寄不出去的完美 email。
本頁內容
這些提示語怎麼用
每組提示語都留了幾個 [方括號] 的空格。把它們換成你的真實狀況：你要寫給誰、發生了什麼、你接下來想要什麼結果，還有你想用的語氣。「強硬但不無禮。」「溫暖一點，我們還是朋友。」「簡短就好，我不想解釋太多。」這句語氣指示，正是大多數人會跳過的部分，也正是讓一封信從機械式罐頭變成你真的會寄出去的關鍵。
開一個新對話、貼上提示語、看看它回什麼，然後繼續跟它聊。「再短一點。」「沒那麼正式。」「把我道歉兩次的那段刪掉。」它馬上就會重寫，所以把第一版草稿當成一團黏土，而不是成品。
它在任何一款現代 AI 助理上都能用。如果你想感受語氣上的差別，可以在同一個地方跟 GPT-5.5、Claude 和 Gemini 聊聊，看看哪一款寫起來最像你說話的方式。
這 8 組提示語
1 催繳逾期款，又不顯得低聲下氣
請幫我寫一封簡短、客氣但態度堅定的催款追蹤信，追一筆逾期未付的款項。背景：我在 [日期] 開給 [客戶／公司] 一筆 [金額] 的帳單，付款期限是 [日期]，而我在 [日期] 寄出的上一封訊息至今沒有回覆。我想維持友好的關係，但要清楚表明我期待對方付款。請提到發票編號 [編號]、重申金額和原本的付款期限、給出一個明確的新期限，並以一個容易執行的下一步作結。整封信控制在 120 字以內，而且不要因為我在討我應得的錢就顯得抱歉。
2 婉拒對方，又不把關係搞僵
請幫我客氣地拒絕這個請求，同時維持良好的關係。狀況是這樣：[誰來拜託、拜託什麼]。我真的沒辦法或不想做，因為 [真正的理由，就算我不會直說]。請寫一封簡短的回信，清楚地說不（不要含糊的「或許吧」，那只會招來對方繼續盧），謝謝對方想到我，並在誠實的前提下，提供一個小小的替代方案或幫他指個方向。要友善、不要僵硬，也不要解釋太多。
3 為一個真實的失誤道歉，然後翻篇
請幫我寫一封 email，為 [我做錯或漏掉的事] 道歉。它對對方造成的影響是 [後果]。我想好好承認錯誤，但不要卑躬屈膝，也不要找藉口。結構請這樣安排：一句清楚、具體的道歉，一行承認造成的影響，我正在做什麼來補救或避免再次發生，然後就往前看。要真誠又簡短。不要連說五次「我真的非常非常抱歉」，也不要把錯怪到外在因素。
4 客訴，而且真的要到結果
請幫我寫一封冷靜、有效的客訴信給 [公司]，針對 [出了什麼問題，附上日期和任何訂單或參考編號]。我不是要發洩情緒，我要的是一個具體結果：[退款／換貨／修好／道歉]。請用一條簡短的事實時間軸交代來龍去脈，清楚說出我要什麼和一個合理的期限，必要時也提到任何適用的權益或保固。要態度堅定又專業，絕不咄咄逼人，因為有條理又有禮貌的人，往往走得更遠。
5 對方已讀不回後的追蹤信
請幫我寫一封簡短、不帶壓力的追蹤信，寄給一個還沒回覆的人。背景：我在 [日期] 寄信給 [人] 談 [主題]，至今沒有下文。我不想聽起來不耐煩或很黏人。請溫和地把我的訊息重新帶回他信箱的最上面，讓回覆變得毫不費力（一個是非題，或兩個明確的選項都很好用），並給對方一個輕鬆的台階下，才不會讓人覺得在逼。整封信寫個幾句話就好。
6 開口求人幫忙，又讓對方容易答應
請幫我寫一封 email，向 [人] 請求 [這個忙：一個引薦、一封推薦信、一個建議、幫忙快速看一下]。我和對方的關係是 [我怎麼認識他、有多熟]。請讓對方容易說好：明確說出我到底要請他做什麼、大概只會花他多少時間，以及為什麼我特別來找他。也給對方一個體面的方式婉拒，不會傷感情。要溫暖、尊重對方的時間，但不要卑躬屈膝。
7 向主管表達不同意見，又不用慌
請幫我寫一封專業的 email 給我的主管，針對 [這個期限／額外的工作／不切實際的要求] 表達不同的看法。現實是這樣：[我目前的工作量，以及為什麼這件事塞不進去]。我想表現得願意配合，而不是難搞。請先肯定對方的需求，誠實說明我的限制，並提出幾個選項而非斷然拒絕（挪動某個期限、放掉或延後別的事、爭取更多人手）。最後請對方協助我排優先順序作結。要自信又冷靜，不要擺出防衛姿態。
8 優雅地辭職，並保留日後的退路
請幫我寫一封簡短、專業的辭職信給我的主管。我要離開 [職位]，最後一天是 [日期，通常在我的預告期之後]。不管我實際上心裡怎麼想，我都想保持風度、好聚好散。請寫得簡潔：說明我要辭職和我的最後一天、為某件具體的事真心向對方道謝、主動表示願意協助順利交接，到此為止。不要長篇大論解釋我為什麼離開，也不要有任何負面的話。
哪封 email，用哪一組
不知道從哪裡開始？找出那封一直躺在你草稿匣裡的信，抓對應的那一組提示語。
你在逃避的那封 email
用哪一組
你會拿到什麼
「他們到現在還沒付我錢」
1：催款
客氣、堅定，還有明確的期限
「我得拒絕這件事」
2：婉拒
一個乾淨俐落、又能保住關係的不
「我搞砸了，得認錯」
3：道歉
一句真誠的道歉，不卑躬屈膝
「這個產品或服務讓我失望」
4：客訴
一封衝著結果去的冷靜客訴
「他們讀了卻把我已讀不回」
5：追蹤
一個溫和、又容易回覆的提醒
「我得開口請人幫忙」
6：求人幫忙
一個讓對方容易答應的請求
「我主管一直丟工作給我」
7：表達不同意見
一封冷靜、用選項代替拒絕的回信
「我要辭職了」
8：辭職
一封簡短、有風度、保住退路的信
試用 GPT-5.5 試用 Claude 試用 Gemini
三個原則，讓它還是聽起來像你
AI 給你一份自信的初稿。你的工作是確保它讀起來像個人，而不是一份新聞稿。幾個習慣會很有幫助：
- 永遠設定語氣。「溫暖。」「強硬。」「輕鬆一點，我們是哥們。」少了它，你會拿到一坨平淡的公司罐頭話。有了它，你會拿到你真的會說出口的東西。
- 砍掉一樣。 草稿常常會解釋太多，或道歉兩次。刪掉最弱的那一句，這封 email 會更有力、更有人味。如果你想更深入鑽研這一招，這裡有 怎麼讓 AI 寫的東西聽起來像人。
- 保留你自己的開頭和結尾。 把那句千篇一律的「敬祝商祺，順頌時綏」換成你平常的起手式。就是這個小小的改動，讓整封信落地成你。
把你要回的那封信也給它
要寫回信時，把你收到的訊息貼在提示語上面，再加一句「這是對方寄來的，幫我寫回信」。AI 會配合對方的語氣、抓出名字和細節，並針對真正的重點作答，而不是用猜的。這是清空塞爆的信箱最快的一招。
AI 寫 email 的不足之處（說實話）
AI 是個快手初稿手，不是你肚裡的蛔蟲。它不懂辦公室的政治角力、你跟某個客戶之間的恩怨情仇，也不懂你跟妹妹之間總愛開的那個玩笑。所以有幾點要當心。
對於寫給朋友的隨手便箋，它可能會顯得太過正式，所以寫休閒的 email 時，要把正式度狠狠調低。它也很樂意為了補空缺而自己掰出一個細節，所以寄出前，任何名字、日期、數字或事實都要查證一下。而對於任何法律、財務或真正敏感的事（一份正式的申訴、一場合約糾紛、一封情況棘手的辭職信），請把草稿當成起點，並在按下寄出前，找一個了解你狀況的人先看過。
哪一款 AI 最會寫 email？
老實說，大型模型每一款都很強，差別比較在於感覺，而不是能力。我們在為了 email 比較它們時，看的是這幾點：語氣聽起來有多自然、在多次修改之間（「短一點」、「沒那麼正式」）能多牢地守住你的指示而不會又飄回公司腔，以及處理像「強硬但友善」這種微妙拿捏時有多乾淨俐落。
有些模型偏溫暖、愛聊一點，有些則給你更精簡、更一板一眼的商務文字。要找出你的最愛，唯一的辦法就是把同一封尷尬的 email 交給其中兩款，看看誰的草稿你真的會寄出去。
並排比較
把同一封棘手的 email 交給兩款，看看哪一款拿捏出你想要的語氣。
如果你有比收件匣更大的寫作工程，同樣這套複製貼上的招數，用在你的職涯上也行得通。我們的 9 組 AI 提示語，更快找到下一份工作 涵蓋了求職信、追蹤信，還有那個讓人頭痛的「請你介紹一下自己」。
用 AI 寫 email 是免費的嗎？
是的，你可以用免費的 AI 對話，想草擬幾封 email 就草擬幾封。寫作、重寫和所有來回的微調都不用花一毛錢，所以拿你下一封不想寫的 email 來試試，是件低風險的事。
我的 email 會聽起來很機械、很假嗎？
只有在你放任它的時候才會。給 AI 一個清楚的語氣（「溫暖」、「強硬」、「輕鬆」），接著刪掉一句解釋太多的話，再換上你自己的開頭和結尾。就是這些小改動，讓一份草稿讀起來真的像你。
把一封真實的 email 貼進 AI 安全嗎？
把它當成任何一個線上工具看待：避免貼上密碼、金融帳戶號碼或其他敏感的個人資料。日常工作和私人 email 沒問題，但在貼上前，先把任何你不希望被儲存的內容遮掉。
AI 能回覆我收到的 email 嗎？
可以，而且這正是它最發光的地方。把你收到的訊息貼上、加一句「幫我寫回信」，再告訴它你的目標。它會抓出名字和細節，並針對真正的重點作答，這比對著一片空白螢幕從頭開始快太多了。
哪一款 AI 最適合寫 email？
大型模型每一款都把 email 處理得很好，所以最後就看語氣。有些寫得比較溫暖，有些比較正式。把同一封 email 交給其中兩款，挑出那份你只要改最少就能寄出去的草稿。
清空你的草稿匣
你害怕的那些 email，難不在於它們很長，而在於你在乎它們會給人什麼感覺，而這份壓力，正是讓它們卡在草稿匣裡的原因。把第一版交給 AI，就把那份害怕拿掉了。你不再盯著一封空白的回信發呆，而是開始修一份已經完成九成的東西。
挑出那一封你一直在逃避的 email，抓對應的提示語，填進你的細節，讓它把草稿寫出來。最壞的狀況，你改個幾行。最好的狀況，在你的咖啡還沒涼之前，它已經從你的待辦清單上消失了。
把你害怕的那封 email 變成寫好的草稿